Regulamin - Historia, która włącza. VI Kongres Archiwów Społecznych

REGULAMIN VI KONGRESU ARCHIWÓW SPOŁECZNYCH

§ 1 Postanowienia ogólne
1.   Niniejszy Regulamin został przygotowany na potrzeby określenia zasad uczestnictwa w VI Kongresie Archiwów Społecznych, który zostanie zorganizowany w dniach 24-26.10.2025 r. w Warszawie przez Centrum Archiwistyki Społecznej z siedzibą w Warszawie.
2.   Skróty używane w niniejszym Regulaminie posiadają następujące znaczenie:
1)   Kongres – VI Kongres Archiwów Społecznych;
2)   Uczestnik – każda osoba, która zgłosiła swój udział w Kongresie i została zakwalifikowana przez Organizatora zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu;
3)   Organizator lub CAS – Centrum Archiwistyki Społecznej z siedzibą w Warszawie (02-516), ul. Rejtana 17 lok. 25/26/27, NIP 521-388-93-07, REGON 385444632, instytucją kultury wpisaną do Rejestru Instytucji Kultury, prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod nr RIK 119/2020;
4)   Kodeks cywilny – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;
5)   RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE „L” 2016/119/1).
3.   Postanowienia niniejszego Regulaminu wraz z Załącznikiem nr 1 stosuje się do uczestnictwa w Kongresie także wówczas, gdy jego data lub miejsce ulegną zmianie.
4.   Wszelkich informacji dotyczących Kongresu Organizator udziela pod nr telefonu: 22 294 11 05 oraz w drodze e-mail pod adresem: kongres@cas.org.pl
5.   Zapoznanie się i akceptacja niniejszego Regulaminu są warunkiem koniecznym udziału w Kongresie.

§ 2 Rejestracja udziału w Kongresie. Postanowienia ogólne
1.   Uczestnicy mogą wziąć udział w Kongresie w formie stacjonarnej (w miejscu odbywania się Kongresu) lub w formie on-line.
2.   W Kongresie mogą uczestniczyć wyłącznie osoby pełnoletnie.
3.   Warunkami udziału w Kongresie – zarówno w formie on-line, jak i stacjonarnie – są: rejestracja za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej: www.kongres.cas.org.pl oraz wyrażenie zgód zawartych w formularzu. Każdy Uczestnik powinien samodzielnie i we własnym imieniu wypełnić formularz rejestracji oraz wyrazić zgody wymagane przy rejestracji.
4.   Rejestracja dla Uczestników w formie stacjonarnej i on-line zostanie otwarta 23 września 2025 r.
5.   Zamknięcie rejestracji dla uczestników Kongresu w formie stacjonarnej nastąpi w dniu 30 września 2025 r. o godzinie 23:59 lub w momencie wyczerpania limitu miejsc, w zależności, które ze zdarzeń nastąpi najpierw. Zamknięcie rejestracji dla uczestników Kongresu on-line nastąpi 22 października 2025 r. o godzinie 23:59 lub w momencie wyczerpania limitu miejsc, w zależności, które ze zdarzeń nastąpi najpierw.
6.   Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów rejestracji, o czym poinformuje na stronie internetowej www.cas.org.pl.

§ 3 Rejestracja udziału w Kongresie w formie stacjonarnej
1.   Do udziału w Kongresie organizowanym w formie stacjonarnej może się zgłosić każdy powyżej 18 roku życia. O zakwalifikowaniu do udziału stacjonarnego decyduje kolejność zgłoszeń i poprawnie wypełniony formularz zgłoszeniowy.
2.   Organizator w przeciągu 7 dni od zamknięcia rejestracji wysyła na adres podany w rejestracji potwierdzenie zakwalifikowania się Uczestnika do wzięcia udziału w Kongresie. Osoby niezakwalifikowane będą miały możliwość wziąć udział w Kongresie w wersji on-line – na podstawie odrębnej rejestracji.
3.   Jedno archiwum społeczne, instytucję lub organizację na Kongresie w formie stacjonarnej reprezentować mogą maksymalnie dwie osoby.
4.   Zakwalifikowanym uczestnikom Kongresu w formie stacjonarnej Organizator zapewnia:
1)   bezpłatny udział w Kongresie,
2)   wyżywienie w ramach Kongresu (obiady i przerwy kawowe) w dniach 25 i 26 października 2025
3)   zwrot kosztów przejazdu i/lub noclegu, na następujących zasadach:
a.   zwrot przysługuje wyłącznie osobom, dla których droga dojazdu do miejsca odbywania się Kongresu - Warszawy, wynosi powyżej 50 km,
b.   zwrot nastąpi na podstawie wniosku o zwrot kosztów z załączonymi oryginałami dokumentów księgowych (faktura lub rachunek) zawierających dane (imię i nazwisko) Uczestnika (blankiety wniosku o zwrot kosztów zostaną wysłane mailowo, a także dostępne będą u Organizatora podczas trwania Kongresu),
c.   limit zwrotu kosztów wynosi 500,00 złotych brutto,
d.   wniosek o zwrot kosztów wraz z załączonymi oryginałami dokumentów finansowych należy złożyć nie później niż 14 dni od zakończenia Kongresu, tj. do 9.11.2025 r. (przekazać na miejscu podczas Kongresu lub wysłać pocztą na adres CAS),
e.   zwrot kosztów, na wskazane konto Uczestnika, będzie możliwy w terminie do 14 dni od dnia złożenia prawidłowo sporządzonego wniosku wraz z dokumentami, o których mowa w pkt c powyżej. CAS zwraca koszty paliwa na podstawie kilometrówki w wysokości określonej na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy,
f.   zwrot przysługuje 80 pierwszym osobom, które zadeklarują w formularzu rejestracyjnym do Kongresu stacjonarnego chęć otrzymania zwrotu noclegu i/lub przejazdu, przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do zwiększenia limitu osób w zależności od możliwości finansowych Organizatora,
g.   o zwrot ubiegać się mogą wyłącznie osoby reprezentujące archiwa społeczne (na etapie rejestracji konieczne będzie wskazanie danego archiwum społecznego),
h.   o zwrot ubiegać się mogą wyłącznie osoby, którym ww. kosztów nie pokrywa lub nie zapewnia inna organizacja, instytucja lub archiwum społeczne,
i.   o zwrot ubiegać się mogą wyłącznie osoby, które wzięły udział w co najmniej dwóch dniach Kongresu, tj. 25 i 26 października 2025 r. Organizator ma prawo zweryfikować obecność danej osoby na podstawie listy obecności podpisywanej podczas Kongresu.
5.   Osoby zakwalifikowane do udziału w Kongresie w formie stacjonarnej, a które z powodów niezależnych od siebie, nie będą mogły wziąć udziału w Kongresie zobowiązane są do powiadomienia Organizatora o tym fakcie, co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem Kongresu, tzn. maksymalnie do dnia 17 października 2025 r.
6.   Warunkiem uczestnictwa w Kongresie w formie stacjonarnej jest udzielenie zgody na rejestrację i publikację wizerunku.

§ 4 Rejestracja udziału w Kongresie w formie on-line
1.   Do udziału w Kongresie organizowanym w formie on-line może się zgłosić każdy, decyduje kolejność zgłoszeń i poprawnie wypełniony formularz zgłoszeniowy.
2.   Warunkiem uczestnictwa w Kongresie w formie on-line jest udzielenie zgody na rejestrację i publikację wizerunku.
3.   Liczba miejsc na Kongresie w formie on-line jest ograniczona, decyduje kolejność zgłoszeń.
4.   Warunki techniczne potrzebne do obejrzenia transmisji z Kongresu na platformie www.kongres.cas.org.pl:
1)   platforma internetowa do poprawnego działania wymaga jednej z poniższych przeglądarek (nazwa i numer wersji minimalnej):
•   Chrome od wersji 137,
•   Firefox od wersji 137,
•   Safari 18,
•   Edge 127;
2)   minimalna prędkość internetu zapewniająca możliwość odtwarzania wideo w niskiej rozdzielczości SD 240p to 500kbps. Wyższa prędkość automatycznie umożliwia odtwarzanie materiałów wideo w wyższej rozdzielczości;
3)   Organizator nie odpowiada za zapewnienie ww. warunków technicznych przez Uczestników, jak również nie odpowiada za brak możliwości udziału w Kongresie w formie on-line z powodu braku spełnienia powyższych warunków przez Uczestnika.

§ 5 Miejsce, termin i program Kongresu
1.   Kongres odbędzie się w dniach 24-26.10.2025 roku.
2.   Kongres w formie stacjonarnej odbędzie się w Terminalu Kultury Gocław, ul. Jana Nowaka-Jeziorańskiego 24, 03-982 Warszawa oraz w innych miejscach na terenie Warszawy wskazanych w programie.
3.   Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i/lub miejsca Kongresu, o czym niezwłocznie poinformuje Uczestników na stronie internetowej www.cas.org.pl oraz mailowo.
4.   Program Kongresu dostępny jest na stronie internetowej www.cas.org.pl i www.kongres.cas.org.pl. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu.
5.   W przypadku konieczności odwołania Kongresu, przeniesienia Kongresu na inny termin, do innej przestrzeni, zmiany programu Kongresu, Uczestnikowi nie przysługują względem Organizatora żadne roszczenia (np. o zwrot kosztów poniesionych w związku z transportem lub zakwaterowaniem).

§ 6 Rezygnacja lub zmiana Uczestnika Kongresu w formie stacjonarnej
1. Rezygnacja z udziału w Kongresie w formie stacjonarnej z przyczyn zależnych lub niezależnych od Uczestnika jest możliwa wyłącznie w drodze oświadczenia o rezygnacji z udziału w Kongresie przesłanego mailem Organizatorowi na adres kongres@cas.org.pl.
2. Zmiana Uczestnika, bez zgody Organizatora, jak również odsprzedaż prawa udziału w Kongresie, nie jest dozwolona.

§ 7 Identyfikacja, bezpieczeństwo i zasady odbywania Kongresu w formie stacjonarnej
1.   Posiadanie przez Uczestnika identyfikatora upoważnia go do wstępu na wydarzenia związane z Kongresem. Identyfikator zostanie Uczestnikowi wydany w punkcie rejestracyjno-informacyjnym w dniu przyjazdu na Kongres.
2.   Uczestnik rejestrując się na Kongres deklaruje udział w co najmniej 2 dniach Kongresu (tj. 25 i 26.10.2025 r.)
3.   Zabronione jest prowadzenie przez Uczestników Kongresu jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także agitujących oraz zbiórek pieniężnych nieuzgodnionych z Organizatorem, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
4.   Koordynator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestnika, które zostały zagubione, skradzione bądź zniszczone podczas Kongresu.

§ 8 Wizerunek Uczestników
1.   Podczas rejestracji do udziału w Kongresie, Uczestnik – stosownie do art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez Organizatora. Każdy Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że wizerunek ten może być rozpowszechniany przez ww. podmioty w celach promocji i informowania o Kongresie lub o działalności Organizatora, w dowolnie wybranym miejscu, czasie czy formie przedstawienia (kadr, zdjęcie, film), a w szczególności: w trakcie trwania Kongresu, jak i po jego zakończeniu, w szeroko rozumianych mediach, w tym w Internecie, w mediach społecznościowych (np. Facebook, Instagram, YouTube, w prasie, na stronie internetowej: www.cas.org.pl). Cofnięcie zgody na wykorzystanie lub rozpowszechnianie wizerunku w trakcie Kongresu uniemożliwi dalszy udział w Kongresie.
2.   Zgoda na wykorzystanie i rozpowszechnienie wizerunku zawarta w formularzu rejestracyjnym, obejmuje w szczególności poniższe pola eksploatacji:
1)   wytwarzanie jakąkolwiek techniką egzemplarzy utworów, w tym techniką drukarską (w szczególności w formie książkowej w oprawie miękkiej i twardej, jak również periodyku), reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową (w szczególności e-book i audiobook),
2)   wprowadzanie utworów do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy,
3)   publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieciach teleinformatycznych m.in. Internet.
3.   Rejestracja lub utrwalanie Kongresu lub innych Uczestników, a także rozpowszechnienia nagrań, zdjęć, publikacji i innych materiałów uzyskanych w związku z Kongresem wymaga uprzedniej zgody Organizatora wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.
4.   Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rejestrowanie, utrwalanie lub rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika przez innych Uczestników lub przez inne osoby.

§ 9 Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieunormowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się odpowiednie przepisy prawa, w tym przepisy Kodeksu cywilnego i RODO.
2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 23 września 2025 r. i obowiązuje do dnia jego uchylenia.
3. Organizator jest administratorem danych osobowych Uczestników. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z RODO. Szczegółową treść informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych określa Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania zmian w niniejszym Regulaminie, o których niezwłocznie poinformuje Uczestników.

Załącznik 1
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 (Dz. Urz. UE L 2016), Centrum Archiwistyki Społecznej informuje, że:
1. Administratorem danych osobowych jest Centrum Archiwistyki Społecznej z siedzibą w Warszawie (02-516) ul. Rejtana 17, lok. 25/26/27, tel: 22 294 11 00.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Centrum Archiwistyki Społecznej możliwy jest pod adresem e-mail iod@cas.org.pl.
3. Dane osobowe przetwarzane będą:
a. W przypadku osób zgłaszających się do udziału w Kongresie w formule stacjonarnej i online - w zakresie imienia, nazwiska, adresu email oraz numeru telefonu w celu rejestracji na VI Kongres Archiwów Społecznych – w ramach wykonywania zadań przez CAS w interesie publicznym, tj. działalności statutowej CAS, w postaci organizowania kongresów, konferencji, sympozjów oraz konkursów i innych wydarzeń, a także uczestnictwo w nich - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
b. W przypadku osób uczestniczących w Kongresie w formule stacjonarnej - w zakresie imienia, nazwiska, adresu email, numeru telefonu w celu umożliwienia uczestnictwa w VI Kongresie Archiwów Społecznych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
c. W przypadku osób uczestniczących w Kongresie w formule stacjonarnej, którzy ubiegać się będą o zwrot kosztów przejazdu i/lub noclegu - w zakresie imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, numeru rachunku bankowego oraz danych zawartych w dowodach księgowych, stanowiących załączniki do wniosku na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku osób uczestniczących w Kongresie w formule stacjonarnej, których wniosek o zwrot kosztów przejazdu i/lub noclegu został zatwierdzony i CAS dokonał zwrotu kosztów przejazdu i/lub noclegu na ich rachunek bankowy na podstawie art, 6 ust. 1 lit. c. RODO w celu realizacji obowiązków wynikających z Ustawy z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości.
e. W zakresie wizerunku uczestników w celu rejestracji przebiegu Kongresu - w celu informacji o Kongresie i rozpowszechnienia ewentualnej rejestracji audiovideo z Kongresu - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
4. Odbiorcami danych osobowych będą wyłącznie podmioty świadczące usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego administratora, zewnętrzne podmioty świadczące usługi na rzecz administratora, oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (w tym organy administracji publicznej).
5. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
6. Dane osobowe osób, które dokonały zgłoszenia do udziału w Kongresie przetwarzane będą:
a. w zakresie danych przekazanych w formularzu rejestracyjnym na Kongres - przez czas do zakończenia naboru na Kongres,
b. w zakresie danych uczestników Kongresu w formule online - przez czas realizacji Kongresu, najpóźniej do 30 dni po zakończeniu Kongresu.
c. w zakresie danych uczestników Kongresu w formule stacjonarnej - przez czas realizacji Kongresu i później dla celów rozliczenia i obowiązkowej archiwizacji dokumentacji przez czas określony w odrębnych przepisach.
d. w zakresie danych uczestników Kongresu w formule stacjonarnej, którzy ubiegać się będą o zwrot kosztów przejazdu i/lub noclegu - dane przetwarzane będą na podstawie obowiązku prawnego przez okres niezbędny do realizacji zamierzonego celu, a następnie zostaną poddane archiwizacji na zasadach określonych w przepisach prawa.
e. w postaci zarejestrowanego podczas Kongresu wizerunku przetwarzane będą przez cały okres realizacji promocji i informowania o Kongresie.
7. Osoba, której dane są przetwarzane posiada prawo żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania oraz usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu w przypadkach określonych w RODO oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Prawo do usunięcia danych nie dotyczy danych przetwarzanych na podstawie art. 9 ust. 2 lit i) RODO.
8. Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
9. Podanie danych osobowych jest wymagane w celu umożliwienia uczestnictwa w Kongresie. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, w każdym momencie zgoda może zostać wycofana. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania danych z obowiązującym prawem, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.